3S ERP là bộ giải pháp ERP được phát triển bài bản, công phu trong nhiều năm trên cơ sở kế thừa những thành tựu của các giải pháp ERP lớn trên thế giới như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, ... và kinh nghiệm của đội ngũ nghiên cứu phát triển dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai các giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp. Hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP có nhiều chức năng có khả năng đáp ứng được nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp thuộc nhiều loại hình và ngành nghề khác nhau, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất và thương mại phân phối, bán lẻ. Có thể tóm tắt lợi thế của 3S ERP như sau:
-
Là hệ thống thông tin hoàn toàn tích hợp
-
Có đầy đủ các phân hệ quản lý với tính năng phong phú, đáp ứng nhiều hình thức sản xuất, kinh doanh và ngành nghề cũng như qui mô khác nhau.
-
Làm việc theo quy trình quản lý chuẩn và hiện đại của các doanh nghiệp hàng đầu thế giới.
I. Các phân hệ chính của Hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP
Quản lí tài chính kế toán: bao gồm các module quản lí Kế toán tổng hợp (GL – General ledger); Kế toán phải thu (AR – Accounts Receivable); Kế toán phải trả (Accounts Payable), Quản lí dòng tiền (CM – Cash management) và các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị tài chính, các báo cáo theo quy định của Bộ tài chính như Bảng cân đối kế toán, Kết quả hoạt động kinh doanh, thuế VAT và báo cáo dòng tiền. Quản lý tài sản cố định (FA – Fixed Assets): quản lý các thông tin tài sản cố định, các giao dịch về tài sản cố định như mua mới, điều chuyển, điều chỉnh nguyên giá, thanh lí và tính khấu hao…
Quản lí cung ứng vật tư - mua sắm (PO – Purchasing Order): quản lí các đối tượng như Yêu cầu mua hàng (PR), các báo giá của nhà cung cấp (Quotation), thông tin Nhà cung cấp, các hợp đồng mua hàng hay đơn mua hàng và đối chiếu với hoá đơn mua hàng, nhận hàng, trả lại hàng, kế toán công nợ phải trả và hệ thống báo tra cứu thông tin và báo cáo quản trị phong phú.
Quản lí bán hàng (OM – Order Management): quản lí các thông tin liên quan đến các hợp đồng bán hàng hay đơn bán hàng, thông tin khách hàng, giao hàng cho khách hàng, đối chiếu với hoá đơn bán hàng và công nợ phải thu. Phân hệ bán hàng cho phép nhập, xử lí đơn đặt hàng, thuế GTGT, Kế hoạch giao hàng, Vận chuyển, Mua giao thẳng (không qua kho), Treo đơn đặt hàng, Kiểm tra tín dụng, Chính sách giá và chiết khấu, Hàng trả lại...
Quản lí kho, vật tư và hàng tồn kho (INV - Inventory): quản lí cấu trúc kho đa dạng, phù hợp với yêu cầu quản lí kho phức tạp một cách có hiệu quả. Phân hệ này quản lý các các thông tin về nguyên vật liệu, hàng hoá và kho tương ứng, các giao dịch kho như nhập kho, xuất kho, chuyển kho, hàng trả lại…
Quản lí sản xuất và tính giá thành sản phẩm (MFG - Manufacturing): tập hơp Nhu cầu sản xuất (MDS: Master Damand Schedule), lập Kế hoạch sản xuất (MPS – Master Production Schedule), tập hợp Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất (MRP – Material Resource Planning), lập Định mức nguyên vật liệu (Bills of material), tính giá thành sản phẩm (Costing), quản lí các công đoạn sản xuất và giá trị, số lượng sản phẩm dở dang (WIP – Work in Process), Phân tích năng lực sản xuất và quản lí nguồn lực sản xuất (Capacity and Resources)…
Các phân hệ này được tích hợp với nhau theo sơ đồ sau:
Sơ đồ tích hợp các phân hệ của 3S ERP
Tính tích hợp của hệ thống cho phép người sử dụng (NSD):
-
Nhập dữ liệu một lần đối với các giao dịch tránh thiếu sót hay sai lệch dữ liệu giữa các phòng ban như dữ liệu giữa PO và kế toán công nợ phải trả, giữa bán hàng và doanh thu…
-
Cho phép truy vấn sâu các giao dịch: Hệ thống cho phép hiển thị các giao dịch tổng hợp trên phân hệ Sổ cái nhưng có thể truy vấn sâu thông tin chi tiết đến từng nghiệp vụ phát sinh như hóa đơn mua hàng, đơn mua hàng, phiếu nhập kho và yêu cầu mua hàng. Khả năng truy vấn sâu cho phép NSD kiểm sóat được nguồn gốc của các giao dịch và hỗ trợ tốt cho công tác kiểm toán nội bộ và kiểm toán tài chính.
-
Thực hiện được các tính toán phức tạp liên quan đến dữ liệu do nhiều phòng ban chức năng quản lí. Đơn cử như việc tập hợp tính toán NVL cần cho sản xuất, hệ thống sẽ căn cứ dữ liệu tích hợp từ nhiều phân hệ khác nhau như: hàng còn trong kho bao gồm NVL và thành phẩm (trong phân hệ INV), các PO đã được duyệt (phân hệ PO), các lệnh sản xuất dở dang (WIP trong phân hệ SX), các lệnh sản xuất đã lên kế hoạch…
-
Khả năng tự động hóa nhiều tác vụ: Cho phép các tính năng tạo tự động như từ PO có thể tạo tự động Invoice cho kế toán, cập nhật số liệu từ các sổ phụ kế toán lên sổ cái…
-
Chia sẻ nhiều thông tin chung tránh sự chồng chéo và lặp lại các thông tin liên quan đến nhiều phòng ban như thông tin Khách hàng được chia sẻ cho phân hệ Bán hàng và kế toán Công nợ phải thu (AP), thông tin Nhà cung cấp chia sẻ cho các phân hệ Mua hàng và kế toán công nợ phải trả (AR), Mã vật tư hàng hóa chia sẻ trong toàn bộ hệ thống…
II. Các quy trình chủ yếu trong 3S ERP
Áp dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp, ngoài việc xây dụng hệ thống thông tin quản lí tích hợp, chuyên sâu và tổng thể, doanh nghiệp còn thực hiện việc hoàn thiện và tối ưu hóa các quy trình quản lí các nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Giải pháp quản trị doanh nghiệp 3S ERP cung cấp đầy đủ các quy trình quản lí tiên tiến cho các doanh nghiệp. Các quy trình chính bao gồm:
II.1. Quy trình quản lí từ mua hàng đến thanh toán
3S ERP cung cấp quy trình quản lí thông tin Từ mua hàng đến thanh toán bao gồm các chức năng như: Quản lí báo giá, Quản lí yêu cầu mua hàng, Quản lí đơn đặt hàng, hóa đơn, thanh toán và hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.
Quy trình mua hàng trong 3S ERP được mô tả như sau:
Quy trình này cho phép doanh nghiệp quản lí nghiệp vụ mua hàng một cách xuyên suốt từ khi xuất phát yêu cầu mua hàng cho đến khi nhận được hàng và thanh toán. Quy trình này được thực hiện thông qua các phân hệ Mua hàng, Kho hàng, Kế toán phải trả và sổ cái tổng hợp. Quy trình này cho phép quản lí các thông tin như:
-
Các yêu cầu mua hàng: nhờ tính tích hợp của hệ thống nên các yêu cầu mua hàng có thể được tạo tự động từ phân hệ quản lí sản xuất (khi hệ thống tính toán thiếu vật tư, hàng hóa để phục vụ sản xuất và bán ra thị trường). Người sử dụng cũng có thể tạo các yêu cầu mua hàng thủ công khi phát sinh các yêu cầu mua hàng hóa và nguyên vật liệu.
-
Quản lí các báo giá: hệ thống cho phép tạo các yêu cầu báo giá, các báo giá do nhà cung cấp đưa lại và tính năng phân tích báo giá. Tính năng này cho phép Công ty quản lí các báo giá một cách có hệ thống, dễ dàng tra cứu.
-
Quản lí các đơn đặt hàng / hợp đồng mua hàng: chức năng này cho phép doanh nghiệp lưu các thông tin liên quan đến các đơn mua hàng hay hợp đồng mua hàng hóa vật tư với đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hàng như: nhà cung cấp, ngày mua, ngày nhận hàng, ngày có hiệu lực, mặt hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản thanh toán…
-
Quản lí việc theo dõi nhận hàng: thông qua các đơn hàng, hệ thống có chức năng nhận hàng và đối chiếu với các đơn hàng. Ngoài ra, chức năng này cho phép thực hiện quản lí trả lại hàng (nếu nhận thừa hoặc hàng mua vào không đúng yêu cầu…)
-
Quản lí hóa đơn: hệ thống cho phép tạo hóa đơn mua hàng tự động dựa trên thông tin trên đơn mua hàng hoặc nhân viên kế toán nhập bằng tay vào hệ thống. Tính năng này được thao tác trên phân hệ Kế toán phải thu.
-
Thanh toán: chức năng này thuộc phân hệ Kế toán phải thu và thực hiện chức năng lưu trữ chứng từ liên quan đến thanh toán các khoản tiền liên quan đến mua hàng.
-
Hạch toán kế toán: việc hạch toán kế toán liên quan đến quy trình mua hàng được thực hiện tự động khi tạo các giao dịch như nhập kho, trả lại hàng, nhập hóa đơn và thanh toán. Các bút toán này được lưu vào sổ phụ và sẽ được cập nhật lên sổ cái khi có lệnh của kế toán tổng hợp.
II.2. Quy trình quản lí từ bán hàng đến thu tiền
Quy trình Từ bán hàng đến thu tiền của ứng dụng quản trị doanh nghiệp 3S ERP hỗ trợ tự động hóa quy trình bán hàng của doanh nghiệp, giúp việc kiểm soát các bước của quá trình được chặt chẽ hơn cũng như cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác phục vụ công tác quản lí.
Quy trình bán hàng trong 3S ERP được mô tả như sau:
-
Quy trình: theo dõi thông tin xuyên suốt từ khi nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng, phát hành hóa đơn bán hàng, thu tiền và hạch toán kế toán.
-
Bán hàng: quản lí các đơn bán hàng hay hợp đồng, phần này cho phép Công ty lưu trữ tất cả các hợp đồng bán hàng, đơn bán hàng cho khách hàng. Thông tin đơn hàng bao gồm các thông tin như: mặt hàng bán, số lượng, đơn giá, ngày giao hàng, điều khoản thanh toán, khách hàng và địa chỉ giao hàng… Ngoài ra, chức năng quản lí đơn hàng cho phép Công ty khai báo các chính sách bán hàng như chiết khấu, giảm giá, quản lí vận chuyển…
-
Hỗ trợ quản lí nhiều loại hợp đồng, đơn hàng: hệ thống 3S ERP hỗ trợ quản lí nhiều loại hợp đồng bán hàng như hợp đồng chuẩn, hợp đồng khung, hợp đồng kế hoạch và bán hàng không qua kho.
-
Theo dõi hạn mức công nợ của khách hàng: cho phép khai báo hạn mức công nợ của khách hàng theo từng khách hàng cụ thể hoặc từng nhóm khách hàng (Customer Class). Chức năng này cho nhân viên bán hàng biết được khách hàng nào đã nợ quá hạn hoặc đến hạn mức cho phép, từ đó sẽ giúp cho nhân viên bán hàng quyết định có nên bán hàng cho khách hàng này nữa hay không.
-
Giữ hàng: chức năng này cho phép Công ty quản lí tốt hơn thông tin hàng tồn kho, đặc biệt trong trường hợp hàng hóa được giữ cho đơn đặt hàng nào đó mà chưa giao cho khách hàng, Công ty dễ dàng biết được trong kho hiện còn bao nhiêu hàng, bao nhiêu hàng đã được đặt hàng, bao nhiêu hàng còn lại có thể bán được. Chức năng này còn cho phép bộ phận Kinh doanh và Sản xuất có thông tin để lên kế hoạch sản xuất sát với yêu cầu quản lí và điều độ sản xuất của Công ty.
-
Giao hàng: chức năng giao hàng cho phép theo dõi thông tin liên quan đến việc giao hàng cho khách hàng. Thông tin kết quả của quá trình này là hàng đã được xuất khỏi kho và khách hàng đã nhận được hàng.
-
Tạo hóa đơn bán hàng và thanh toán: hệ thống cho phép tạo hóa đơn bán hàng tự động hoặc thủ công để theo dõi công nợ của khách hàng theo các thông tin trên hợp đồng/đơn bán hàng. Đồng thời, hệ thống cũng thực hiện việc thanh toán (thu tiền) khi khách hàng trả tiền mua hàng hóa. Các giao dịch này được thực hiện trên phân hệ Kế toán phải thu.
-
Hạch toán kế toán: tất cả các giao dịch hạch toán kế toán phát sinh trong quá trình bán hàng như xuất kho, hóa đơn và thanh toán đều được hạch toán tự động và lưu vào sổ phụ kế toán. Các giao dịch này sẽ cập nhật vào sổ cái khi có lệnh của kế toán.
II.3. Quy trình quản lí sản xuất
Quy trình Từ nhu cầu đến giao hàng của ứng dụng quản trị doanh nghiệp 3S ERP sẽ hỗ trợ tự động hóa quy trình sản xuất của doanh nghiệp, đồng thời giúp việc kiểm soát các bước của quá trình được chặt chẽ hơn cũng như cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác phục vụ công tác quản lí sản xuất.
Các phân hệ con trong phân hệ quản lí sản xuất được tích hợp chặt chẽ và có thể được mô tả như sau:
Quy trình quản lí từ nhu cầu sản xuất đến bán hàng được minh họa trong sơ đồ sau:
Phân hệ Quản lý sản xuất (QLSX) của giải pháp quản trị doanh nghiệp 3S ERP có các tính năng chính đáp ứng tốt nhu cầu QLSX của doanh nghiệp như sau:
-
Chức năng tập hợp nhu cầu sản xuất (MDS: Master Demand Schedule): chức năng này thực hiện việc tập hợp các yêu cầu về hàng hóa từ nguồn dự báo (Forecast) và đơn hàng của khách hàng (Sales Order) để lập ra nhu cầu hàng hóa cần sản xuất tại những thời điểm nhất định.
-
Chức năng lập kế hoạch sản xuất (MPS : Master Production Schedule): thực hiện tạo các lệnh sản xuất dựa trên số liệu hàng hóa cần sản xuất (MDS). Như vậy, chức năng này cho phép bộ phận lập kế hoạch sản xuất quản lí được thông tin kế hoạch sản xuất của Công ty. Hơn nữa, MPS còn được tích hợp với phân hệ họach định nhu cầu NVL (MRP) để tính toán nhu cầu NVL cung ứng cho việc sản xuất.
-
Chức năng hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP – Material Resource Planning): hỗ trợ việc tính toán các yêu cầu về NVL dựa theo kế hoạch sản xuất. Trên cơ sở thông tin về kế hoạch sản xuất (MPS), phân tích năng lực (Capacity) và nguồn lực (Resource) của hệ thống sản xuất, MRP sẽ tự động tính toán nhu cầu NVL để có các hành đồng như gửi yêu cầu mua NVL để thực hiện công tác mua NVL phục vụ sản xuất. Chức năng này sẽ thay thế công việc lập kế hoạch điều độ sản xuất của nhà máy đối với việc tính toán khả năng cung ứng của NVL và các nguồn lực khác.
-
Định mức NVL và Công đoạn sản xuất (BOM - Bills of material, Routing): cho phép nhà máy xây dựng các định mức NVL cho các loại sản phẩm. 3S ERP cho phép xây dựng BOM nhiều cấp, xác định các công đoạn sản xuất (Routing) và các nguồn lực tương ứng sử dụng trong từng công đoạn đối với từng sản phẩm. Nhờ vậy, việc quản lí thông tin của quá trình sản xuất và tính giá thành sẽ được thực hiện dễ dàng hơn.
-
Quản lí thông tin các công đoạn sản xuất (WIP- Work in Process): cho phép quản đốc phân xưởng luôn có được các số liệu sản xuất trong từng ngày, từng ca làm việc và từ các công đoạn khác nhau của quá trình sản xuất. Chức năng này sẽ ghi chép tất cả các NVL xuất ra cho sản xuất tại mỗi công đoạn sản xuất ở mỗi thời điểm nhất định, sản phẩm hoàn thành của mỗi công đoạn và tính luôn chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm hay từng lệnh sản xuất (chi phí dở dang). Với tính năng này, bộ phận Điều độ sản xuất của nhà máy luôn có số liệu chính xác về việc xuất nhập NVL, thành phẩm, giúp nâng cao khả năng quản lí điều độ sản xuất. Với đặc thù của Công ty là sản xuất ra thành phẩm phải qua nhiều công đoạn, chức năng này hỗ trợ công tác quản lí một cách tốt nhất.
-
Tính giá thành sản xuất: trên cơ sở xây dựng các định mức NVL, quản lí các công đoạn sản xuất và các chi phí phân bổ khác, chức năng tính giá thành sản phẩm của 3S ERP sẽ thực hiện việc tính giá thành thành phẩm chính xác và nhanh chóng.
-
Tích hợp với các phân hệ khác như phân hệ Bán hàng (xác định nhu cầu từ các đơn bán hàng), phân hệ Mua hàng (tự động lập các yêu cầu mua hàng khi NVL không đủ để sản xuất), Quản lí kho (các NVL trong quá trình sản xuất xuất ra phân xưởng và thành phẩm được nhập kho).
-
Tự động hạch toán: thông tin giao dịch kế toán phát sinh liên quan đến xuất nhập kho trong sản xuất, giá thành sản phẩm, bán thành phẩm sẽ tự động được cập nhật và kế toán kho không cần nhập lại các giao dịch này.
II.4. Quản lí kho, vật tư và hàng hóa
Giải pháp quản trị doanh nghiệp 3S ERP cung cấp phân hệ quản lí kho có khả năng đáp ứng nhu cầu quản lí kho phức tạp với nhiều kho vật lí và nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư khác nhau.
Mô hình tổng quan trong quản lí kho trong 3S ERP như sau:
-
Tổ chức kho: tính năng này cho phép doanh nghiệp thực hiện việc khai báo hệ thống kho cho doanh nghiệp. 3S ERP cho phép khai báo tổ chức kho cho nhiều phân xưởng, kho NVL, kho thành phẩm… Tính năng này cho phép chia sẻ thông tin liên quan đến hàng tồn kho trong các kho khác nhau cho người có quyền sử dụng.
-
Định nghĩa vật tư hàng hóa: Phần này cho phép doanh nghiệp khai báo danh mục vật tư hàng hóa, các trạng thái và thuộc tính của vật tư, hàng hóa, các phân loại đa dạng phục vụ cho công tác quản trị.
-
Kế hoạch và kiểm soát:
-
Định nghĩa các quy tắc kiểm soát : cho phép doanh nghiệp khai bao các quy tắc kiểm soát như số lượng tối thiểu - tối đa hàng tồn kho (tránh việc tồn kho ngoài ý muốn) để tạo các yêu cầu mua vật tư khi vật tư thiếu hoặc cảnh báo khi vật tư hàng hóa quá nhiều so với yêu cầu quản lí. Chức năng này được tích hợp với quy trình mua hàng khi vật tư thiếu để tạo ra các yêu cầu mua hàng.
-
Thực hiện chức năng kiểm kê: khi doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng hóa, chức năng kiểm kê sẽ quản lí các thông tin kiểm kê và thực hiện các giao dịch điều chỉnh cần thiết.
-
Giao dịch: phân hệ quản lí kho trong 3S ERP tích hợp chặt chẽ với phân hệ Mua hàng và bán hàng để thực hiện các giao dịch kho như: nhận hàng, kiểm tra chất lượng - trả hàng (nếu không đạt chất lượng), nhập vào kho, chuyển kho (khi có giao dịch chuyển kho), xuất hàng cho việc bán hàng hoặc xuất vật tư đưa vào sản xuất.
-
Hạch toán: các giao dịch xuất, nhập, điều chuyển, nhận và xuất hàng trả lại đều phát sinh bút toán hạch toán kế toán tư động và được cập nhật vào sổ cái khi có lệnh.
II.5. Quản lí tài sản cố định
Hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP cung cấp phân hệ Quản lí tài sản cố định (TSCĐ) cho doanh nghiệp với các chức năng và quy trình được mô tả trong hình vẽ sau:
Phân hệ quản lí TSCĐ quản lí hầu hết các giao dịch liên quan đến quản lí và kế toán TSCĐ, bao gồm các chức năng sau:
-
Nhập thông tin tài sản mới.
-
Nhập và chuyển đổi TSCĐ xây dựng dở dang.
-
Hỗ trợ các giao dịch trong quản lí tài sản như: thuyên chuyển, điều chỉnh nguyên giá, đánh giá lại tài sản, thanh lí tài sản và phục hồi tài sản.
-
Hỗ trợ nhiều phương pháp tính khấu hao tài sản.
-
Tự động tạo các bút toán kế toán phát sinh trong quá trình quản lí tài sản và chuyển bút toán từ sổ quản lí TSCĐ sang sổ cái tổng hợp.
-
Hỗ trợ các báo cáo quản trị liên quan đến TSCĐ.
II.6. Quản lí tài chính kế toán
Giải pháp 3S ERP có phân hệ quản lí tài chính kế toán với các bộ sổ như: Sổ cái tổng hợp (GL – General Ledger), Kế toán phải thu (AR-Accounts Receivable), Kế toán phải trả (AP – Accounts Payable), Quản lí dòng tiền (CM - Cash Management) và Kế toán tài sản cố định.
Các giao dịch kế toán được tích hợp với các phân hệ quản lí khác như Quản lí kho, quản lí mua hàng hoá - vật tư, quản lí bán hàng và quản lí sản xuất. Nhờ đó, khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra thì các bút toán hạch toán tương ứng như tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lí kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ mua hàng), kế toán giá thành (từ phân hệ sản xuất) được tạo ra tự động và ghi vào các sổ phụ kế toán. Hệ thống tích cho phép giảm thiểu thời gian nhập liệu và luôn đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán phát sinh.
Cuối kì, cán bộ có trách nhiệm phải thực hiện việc đóng sổ tại phân hệ Sổ cái tổng hợp để hoàn tất việc quyết toán cho kì đó. Phân hệ này cung cấp các báo cáo theo quy định của Nhà nước cũng như các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lí của doanh nghiệp.
III. Các đặc tính công nghệ của 3S ERP
III.1. Bảo mật hệ thống
Giải pháp 3S ERP hỗ trợ an toàn và bảo mật dữ liệu ở cả ba mức: hệ điều hành/mạng, cơ sở dữ liệu và ứng dụng:
Mức hệ điều hành/mạng:
-
Hạn chế người sử dụng được phép truy cập ở mức hệ điều hành/mạng.
-
Nâng cao tính bảo mật qua việc sử dụng proxy, tường lửa và các tiện ích đảm bảo an ninh mạng khác.
Mức cơ sở dữ liệu:
-
Hạn chế người sử dụng được phép truy cập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu
-
Cơ sở dữ liệu Postgres SQL (hoặc Oracle) cung cấp nhiều tính năng bảo mật như mã hoá thông tin (Encryption), cơ chế theo dõi và kiểm soát (Auditing), hạn chế truy cập theo tính chất truy cập (vào xem hay vào sửa...). Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu với cơ chế Xác nhận 2 bước (two phase commit)
Mức ứng dụng:
-
Mỗi người sử dụng sẽ có tên và mật khẩu để truy cập hệ thống. Tên người sử dụng là duy nhất trong toàn bộ hệ thống. Mật khẩu sẽ được mã hóa trong cơ sở dữ liệu và cũng có thể mã hóa bằng SSL khi truyền trên mạng. Khi tạo mới người sử dụng, người quản trị hệ thống có thể gán mật khẩu ban đầu cho người sử dụng nhưng người sử dụng sẽ phải thay đổi mật khẩu khi đăng nhập hệ thống lần đầu tiên. Hệ thống có thể được cấu hình để bắt buộc người sử dụng phải thay đổi mật khẩu định kì (ví dụ: 10 hay 30 ngày) để hạn chế việc lộ mật khẩu.
-
Nếu người sử dụng không thực hiện bất kì thao tác gì với ứng dụng trong khoảng thời gian dài hơn thời gian được xác định trước (time out), phiên làm việc (session) sẽ bị vô hiệu và hệ thống sẽ yêu cầu người sử dụng đăng nhập lại. Nếu việc đăng nhập lại thành công, phiên làm việc sẽ có hiệu lực trở lại và mọi thông tin sẽ không bị mất. Nếu không, ứng dụng sẽ thoát mà không lưu lại công việc đang làm dở dang.
-
Mỗi người sử dụng sẽ được gán các quyền truy cập tùy thuộc vào chức năng nhiệm vụ của mình. Từ đó họ có thể thực hiện được những tác nghiệp cần thiết trên hệ thống.
-
Quyền truy cập:
-
Quyền truy cập sẽ xác định người sử dụng được phép/không được phép khai thác những chức năng nào của từng phân hệ cụ thể trong hệ thống (ví dụ: được mở màn hình nào, được nhập liệu, tra cứu hay xem báo cáo...).
-
Quyền truy cập cũng hạn chế phạm vi dữ liệu mà người sử dụng được phép truy cập (ví dụ: người của đơn vị nào thì chỉ được truy cập dữ liệu của đơn vị đó).
3S ERP cũng cho phép thiết lập chức năng Vết kiểm soát (Audit Trail) để duy trì nhật kí về việc sử dụng hệ thống, hoạt động của người sử dụng, ngày/thời gian truy cập và dữ liệu/giao dịch bị truy cập. Từ đó có thể kiểm soát người sử dụng bằng chức năng Kiểm soát đăng nhập (Sign–On Audit) và các Báo cáo kiểm soát (Audit Reports).
III.2. Chức năng quản lý tổng thể và phong phú
3S ERP gồm nhiều phân hệ tích hợp chặt chẽ, giúp quản lí một các hiệu quả toàn bộ công việc nghiệp vụ của doanh nghiệp. 3S ERP bao hàm nhiều quy tắc nghiệp vụ và các quy trình công việc chuẩn của thế giới, giúp doanh nghiệp khai thác các chức năng phong phú đáp ứng mọi khía cạnh công việc hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Lợi ích then chốt khác của công nghệ tiên tiến của 3S ERP là sự ổn định. Với 3S ERP có thể cho phép tần suất giao dịch mức cao nhất thậm chí trên nhiều địa điểm kết nối khác nhau bằng cách sử dụng năng lực cơ sở dữ liệu song song độc nhất của 3S ERP.
Tương tự, bất cứ hệ thống nào cũng có phần xử lí hóa đơn hoặc chứng từ khác, 3S ERP cung cấp công nghệ đa phương tiện (multimedia) tiên tiến giúp đưa các chứng từ liên quan lên trực tuyến và loại trừ công việc giấy tờ bằng quy trình công việc tích hợp và tự động hóa.
III.3. Giao diện đồ họa
3S ERP cung cấp giao diện nhiều cửa sổ, giao diện đồ họa, cung cấp khả năng trỏ và bấm đơn giản và thuận tiện. Bằng cách sử dụng các điều khiển đồ họa như thực đơn kéo xuống, các vùng trượt, các vùng xen kẽ, danh sách kéo xuống, các nhóm tùy chọn, hộp chọn và phím bấm, người sử dụng có thể hạn chế việc sử dụng bàn phím, mặc dù họ vẫn có thể sử dụng bàn phím nếu họ muốn.
Giao diện đồ họa hiệu quả và trực quan của các màn hình 3S ERP làm cho việc học và sử dụng một cách dễ dàng, đến nỗi một người sử dụng nếu quen với các chức năng nghiệp vụ tương tự có thể trở nên thông thạo chỉ sau vài phút học kèm từ một đồng nghiệp.
III.4. Quản lí theo luồng công việc
Một khi người sử dụng có được tất cả các thông tin trực tuyến, 3S ERP gửi các thông tin nghiệp vụ thông qua các luồng công việc tự động thông suốt toàn doanh nghiệp.
Máy chủ luồng công việc theo dõi một cách hiệu quả sự tiến triển và tình trạng của các luồng công việc quan trọng bằng cách sử dụng các chuẩn mực hiệu năng định sẵn. Máy chủ luồng công việc sử dụng các quy tắc luồng công việc linh động được nhúng trong Cơ sở dữ liệu Postgres SQL
III.5. Kho dữ liệu
3S ERP giải quyết vấn đề truy cập thông tin bằng cách cung cấp kho dữ liệu tích hợp. Kho dữ liệu 3S ERP cho phép người sử dụng thực hiện sự phân tích đa chiều hòan hảo về thông tin nghiệp vụ chủ chốt mà không ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống điều hành.
Phép phân tích đa chiều hoàn hảo của 3S ERP mang lại sự linh động và sự vận hành tốt hơn khả năng chi tiết hóa truyền thống của các nhà cung cấp ứng dụng khác. Ví dụ, sau khi xem doanh thu bán hàng theo khu vực và theo sản phẩm, người sử dụng có thể xem doanh thu bán hàng của khu vực theo thời gian để có thể hiểu rõ hơn về sự ảnh hưởng của thời vụ. Người sử dụng có thể chi tiết hóa để phân tích xa hơn về doanh thu bán hàng của từng khu vực theo từng nhân viên bán hàng trong từng khoảng thời gian nhỏ hơn.
Sử dụng kho dữ liệu 3S ERP dễ dàng quan sát chỉ các dữ liệu người sử dụng cần và chính xác theo cách người sử dụng muốn để có được sự phân tích tức thì.
III.6. Chế độ cảnh báo các sự kiện quan trọng
3S ERP giúp mọi người đặt ra các tiêu chuẩn cho việc sàng lọc ra các thông tin giúp cho việc phản hồi nhanh chóng. Chẳng hạn như nhân viên bán hàng quan tâm hàng đầu đến thông tin về các mối quan hệ với khách hàng mới, trong khi người lên kế hoạch nguyên vật liệu thì lại cần các cảnh báo về tình hình vật tư trong kho sắp hết, và nhân viên mua hàng thì lại cần các thông tin tức thì khi có bất kì hóa đơn nào được xuất ra theo đơn đặt hàng mà vẫn chưa được xử lí.
3S ERP cho phép doanh nghiệp quản lí nghiệp vụ tốt hơn do tất cả nhân viên có thể nhanh chóng theo dõi hoạt động nghiệp vụ của họ và đáp lại tức thì các sự cố nghiệp vụ chủ yếu.
III.7. Linh động mà không cần lập trình
Hầu hết các hệ thống ứng dụng tốn rất nhiều thời gian cho việc cài đặt. Một khi được cài đặt, lại phải mất nhiều thời gian để thích ứng với sự thay đổi các yêu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp.
3S ERP có sự linh động chưa từng thấy giúp các khách hàng triển khai chúng chỉ mất phân nửa thời gian và chi phí so với các hệ thống cùng loại khác.
Doanh nghiệp có thể cấu hình lại các 3S ERP một cách nhanh chóng khi yêu cầu nghiệp vụ thay đổi với nhờ có tính năng quy tắc nghiệp vụ chuẩn được xác định, quy tắc quy trình công việc, các giao diện, các báo cáo, và các điều kiện ngoại lệ để phản ánh được quy trình nghiệp vụ được cải tiến của doanh nghiệp.
Người sử dụng còn có thể thêm các trường dữ liệu tự định nghĩa mà không cần lập trình.
III.8. Phát triển các ứng dụng theo yêu cầu một cách dễ dàng
Đối với hầu hết khách hàng, các ứng dụng đóng gói của 3S ERP cung cấp tất cả các chức năng cần thiết. Tuy nhiên, một số khách hàng có các nhu cầu đặc biệt, do đó họ cần các phân hệ phụ thêm.
Người sử dụng có thể xây dựng các phần phụ thêm đó đơn giản bằng cách sử dụng Developer/2000 và Design/2000. Chúng là bộ công cụ phát triển ứng dụng chuyên nghiệp theo phương pháp luận được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay.
III.9. Khả năng kết nối với các ứng dụng
Chuyển đổi dữ liệu và xây dựng giao diện là một trong các công việc triển khai phức tạp nhất. 3S ERP đã xây dựng và phát hành các giao diện mở giúp có thể dể dàng cùng tồn tại và tích hợp với các ứng dụng đang có và với các hệ thống ứng dụng của các nhà cung cấp khác.
Kết quả là doanh nghiệp có thể tích hợp 3S ERP với hầu hết các ứng dụng khác mà được xây dựng bằng bất cứ loại công cụ nào hay chạy trên bất kì một cơ sở dữ liệu nào.
Categories: Phần mềm kế toán, Phần mềm ERP, Phần mềm quản lý doanh nghiệp, Phần mềm quản trị doanh nghiệp, Giải pháp ERP, Phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp, Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, Phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp, Phần mềm kế toán quản trị, Phần mềm kế toán tài chính, Phần mềm kế toán sản xuất, Phần mềm quản lý bán hàng, Phần mềm quản lý kho, Phần mềm quản lý sản xuất.