BÀI TOÁN QUẢN LÝ NGÂN SÁCH THEO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH, QUẢN LÝ DÒNG TIỀN

Bài trước: Bài toán bảo hành và dịch vụ kỹ thuật

I. Quản lý ngân sách theo hiệu quả hoạt động kinh doanh

1. Tại sao phải quản lý ngân sách?

Lập ngân sách đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp đi đúng hướng phát triển và tránh trường hợp chi tiêu quá mức. Đừng xem lập ngân sách là điều bắt buộc phải làm mà hãy xem đó là việc cần thiết cho doanh nghiệp. Ngân sách định hướng cho doanh nghiệp kinh doanh trong tương lai; ngân sách không cản trở doanh nghiệp thực hiện những điều muốn và cần làm. Ngân sách giúp doanh nghiệp biết rõ những nguồn lực hiện có và từ đó tìm cách sử dụng các nguồn lực này hiệu quả. Ngân sách còn giúp doanh nghiệp hoạt động trong tương lai vì nó giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và định hướng sản phẩm hoặc dịch vụ nào mang lại nhiều tiền cho doanh nghiệp. Ngân sách cho phép doanh nghiệp quản lý luồng tiền mặt và đảm bảo quyền lợi của nhân viên.

Đọc thêm: Vai trò của quản lý ngân sách đối với hiệu suất doanh nghiệp

2. Giải pháp quản lý ngân sách trên phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP

Thông thường, các doanh nghiệp dùng cách xác định định mức các khoản chi để lập kế hoạch ngân sách. Tuy nhiên, trong thực tế, khi áp dụng giải pháp quản lý ngân sách trên phần mềm quản trị doanh nghiệp, ngân sách được quản lý theo cách chưa biết doanh số nên áp dụng chi theo tỉ lệ phần trăm đối với từng đơn vị phòng ban.

Mô tả giải pháp:

Hình 1. Mô hình phân bổ ngân sách của doanh nghiệp trong giải pháp phần mềm ERP

– Đặt mỗi chi nhánh hoặc mỗi phòng ban là một đơn vị cơ sở có mã số riêng, việc phân chia ngân sách dựa trên mỗi mã đó.

– Tuy nhiên, do chưa có doanh số thực tế nên chưa cụ thể được khoản chi ngân sách là bao nhiêu. Do đó, giải pháp trong hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP đưa ra phương pháp chi ngân sách theo phần % doanh số.

VD: Theo hình 1:

• Dự kiến ngân sách chi cho đơn vị cơ sở A, B, C lần lượt là : 50%, 50%, 60% (Dòng mũi tên màu đen) mức doanh thu của từng đơn vị.

– Các khoản mục phí được quản lý trong phần mềm đầy đủ, người dùng linh hoạt sử dụng bằng cách thêm, sửa, xóa cho phù hợp với đặc thù hoạt động của công ty.

– Tiếp theo đó, trong kì phát sinh các khoản chi phí theo kế hoạch (chi phí lương, …) , hoặc phát sinh thêm ngoài kế hoạch (chi phí vận tải, …), chi phí được tổng hợp qua các dữ liệu cập nhật đầu vào ở tài khoản 641 từ các chứng từ : phiếu chi tiền, giấy báo nợ ngân hàng, phiếu kế toán à tổng hợp lại trong “Báo cáo tổng hợp chi phí theo khoản mục chi phí”

– Từ các dữ liệu được tổng hợp, lập được bảng so sánh giữa chi phí thực thế và ngân sách dự kiến xem có bội chi hay không?

VD: Theo hình 1:

• Chi phí thực tế cho đơn vị cơ sở A, B, C lần lượt là :66%, 61%, 55% à Đơn vị cơ sở A, B đều bội chi, từ đó xem xét lại các nguyên nhân, đưa ra kế hoạch quản lý ngân sách cho hợp lý hơn nữa.

II. Quản lý dòng tiền

1. Quy tắc 80/20 trong quản lý dòng tiền

Thực tế, việc quản lý dòng tiền không phải là chuyện đơn giản. Nhiều công ty cố gắng liệt kê tất cả khoản thu chi và tìm biện pháp dự báo, tăng thu, giảm chi đối với từng khoản mục. Điều này tốn nhiều nguồn lực, cả về con người lẫn thời gian, trong khi kết quả chưa chắc đã thật tốt. Nguyên nhân là người thực hiện luôn chìm ngập trong hàng núi chi tiết nhỏ và tốn nhiều thời gian cho những việc không mấy quan trọng.

Giải pháp cho vấn đề này là áp dụng quy tắc 80/20 trong việc quản lý dòng tiền. 80% dòng tiền được tạo ra từ 20% khoản mục. Chỉ cần tập trung vào 20% khoản mục này, doanh nghiệp sẽ có thể kiểm soát được 80% dòng tiền. Đây là cách làm đảm bảo hiệu quả trong khi lại không cần phải huy động nhiều nguồn lực cho việc lập kế hoạch và theo dõi.

Thông thường, dòng tiền thu – chi đến từ 3 khoản mục lớn: tồn kho, khoản phải trả và khoản phải thu. Khoản phải trả liên quan trực tiếp đến trách nhiệm của bộ phận cung ứng – mua hàng. Khoản phải thu là trách nhiệm của bộ phận kinh doanh, còn tồn kho là sự phối hợp giữa bộ phận sản xuất và kinh doanh.

2. Giải pháp quản lý dòng tiền trong hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP

Theo hình 2, dòng tiền chứa 3 đối tượng biến đổi liên tục, đầu vào là Cash inflow, đầu ra là Cash outflow và tiền mặt hiện có của doanh nghiệp Cash in hand. Nếu đầu ra chảy chậm hơn đầu vào thì lượng tiền mặt hiện có của doanh nghiệp sẽ tăng lên.

Trong hệ thống giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP:

– Đầu vào là các khoản thu gồm hóa đơn bán hàng và các khoản vay. Bộ phận kinh doanh thường có xu hướng lơi lỏng đối với các khoản bán hàng trả chậm để đạt mục tiêu doanh số. Điều này dẫn đến doanh thu cao, nhưng khả năng tiền mặt kém do thời hạn trả chậm bị kéo dài. Điều này làm ảnh hưởng giảm dòng tiền. Tuy nhiên, do sử dụng phần mềm nên trong hệ thống, các khoản trả chậm này được quản lý một cách chặt chẽ thông qua quản lý hạn thanh toán mà nhân viên kinh doanh đã nhập đầu vào từ hóa đơn bán hàng, đồng thời đưa ra các báo cáo tổng hợp theo kỳ. Từ đó, hạn chế được rủi ro từ các khoản thanh toán chậm.

– Đầu ra là các khoản phải trả bao gồm chi hóa đơn mua hàng và chi hoạt động khác.

• Chi hóa đơn mua hàng: Là các khoản phải thanh toán cho nhà cung cấp. Thời gian phải trả, tức thời gian nợ nhà cung cấp, càng dài thì càng có lợi cho dòng tiền. Ví dụ, bộ phận cung ứng đã đàm phán kéo dài được thời gian thanh toán thêm 15 ngày với một nhà cung cấp lớn, nhờ đó làm giảm đáng kể áp lực chi tiền mặt cho công ty. Các khoản trả chậm nhà cung cấp cũng được quản lý thông qua hạn thanh toán mà các nhân viên mua hàng nhập số liệu trong hóa đơn mua hàng. Từ đó, lập lịch được chi mua hàng, giúp doanh nghiệp chủ động được dòng tiền ra, tránh xuất quá nhiều tiền mặt 1 lúc.
• Hàng tồn kho cũng là một khoản chi trong phần chi hóa đơn mua hàng. Lượng hàng tồn lớn chính là việc chi mua hàng lớn nhưng chưa có doanh thu khiến dòng tiền bị ảnh hưởng theo hướng suy yếu. Do đó, việc quản lý hiệu quả của mua hàng, giảm tối thiểu lượng hàng tồn kho cũng là một bài toán khó đã được giải quyết trong hệ thống phần mềm 3S ERP. Để hiểu rõ hơn, mời bạn đọc thêm bài viết: BÀI TOÁN ĐẶT HÀNG TỐI ƯU